Les 5 étapes incontournables pour bien gérer un projet !

ConseilsMarketing.fr reçoit aujourd’hui Kevin Richard de www.jeunecadredynamique.com qui nous détaille les 5 étapes incontournables pour bien gérer un projet.

Réussir à expliquer le management de projet en 5 étapes, un vrai challenge ! Mais heureusement, JeuneCadreDynamique.com était là pour relever le défi.. et vous faire économiser 2000€ ! Ce tutorial va donc vous apprendre concrètement comment préparer un projet, le planifier de A à Z et le suivre, afin d’atteindre vos objectifs. A la suite de ce tuto sera mis en ligne un TP.

1. Découper le projet et définir la liste des tâches : on ne mange une baguette qu’en la coupant en tranches !

La première étape à réaliser est celle de dresser la liste des tâches à réaliser. C’est cette étape qui est la plus délicate, car elle jette les fondations du projet. Si l’on oublie une tâche à ce moment-là, le projet sera faussé, et sa gestion le sera donc aussi.

Listez toutes les tâches possibles et imaginables, et soyez très critique vis-à-vis de cette liste : pour chaque tâche, demandez-vous toujours De quoi ai-je besoin au préalable pour pouvoir faire cela ? Qu’est-ce que cela implique pour le reste du projet ?. En procédant de cette manière, vous trouverez par déduction et par induction de nouvelles tâches que vous auriez pu oublier.

Autre conseil : distinguez-bien le fait de réaliser une tâche et le fait de la valider, le fait de la valider et le fait de la communiquer. Comme nous l’enseignent les lois du temps, la plus grande partie de temps gâché est celle avant de réaliser l’action : les gens perdent un temps fou à se décider à effectuer une action, prenez-le en compte et découpez bien votre projet dans le détail !

Dernière chose : vous n’avez pas forcément à lister les tâches par ordre parfaitement chronologique, c’est juste plus pratique pour la suite.

2. Définir l’enchaînement logique des tâches

2.1. Prédécesseurs et successeursMaintenant que vous avez établi la liste des tâches, il faut les “relier” entre elles, les ordonner. C’est-à-dire qu’il faut définir, pour chaque tâche, toutes les tâches prédécesseur, c’est-à-dire toutes les tâches qu’il faut réaliser en amont, avant de pouvoir réaliser une tâche donnée : ça s’appelle l’ordonnancement. Petit point de vocabulaire : si on appelle prédécesseur la tâche amont, on appelle successeur la tâche aval. Par exemple, pour un projet “réaliser un gâteau”, la tâche acheter les ingrédients sera prédécesseur de préparer le gâteau : eh oui, vous ne pouvez pas le préparer tant que vous n’avez pas les ingrédients nécessaires (inversement, préparer le gâteau sera successeur de acheter les ingrédients) !
2.2. Types de liaisons On appelle liaison ou dépendance ou lien de dépendance le lien qui unit un prédécesseur à un successeur. D’ailleurs, à ce propos, il existe 4 types de liaisons : FD (fin à début), FF (fin à fin), DD (début à début), DF (début à fin). Définissez également les délais entre les tâches.

FD - Fin-à-Début : La tâche B ne peut pas commencer tant que la tâche A n’est pas terminée. C’est le type de liaisons le plus courant. Représente environ 95% des liaisons entre deux tâches. Par exemple, la diffusion du rapport ne peut pas commencer tant que la rédaction du rapport n’est pas terminée.

FF - Fin-à-Fin : La tâche B ne peut pas terminer tant que la tâche A n’est pas terminée. La tâche B se terminer à tout moment une fois que la tâche A est elle-même terminée, et elle n’est pas obligée de terminer en même temps. Par exemple, le contrôle des installations électriques d’un chantier ne peut pas terminer tant que toutes les installations n’ont pas été achevées. Dans ce cas, la tâche B est menée au fur et à mesure que les installations sont réalisées : on n’a pas besoin d’attendre que toutes les installations soient réalisées pour commencer le contrôle de la 1ère installation.

DD - Début-à-Début : La tâche B ne peut pas commencer tant que la tâche A n’a pas commencé. Petite précision : la tâche B peut commencer à tout moment une fois que la tâche A a commencé, elle n’est pas obligée de commencer en même temps. Par exemple, la rédaction du rapport ne peut pas commencer tant que la création du plan détaillé du rapport n’a pas commencé.

DF - Début-à-Fin : La tâche B ne peut pas terminer tant que la tâche A n’a pas commencé. C’est le type de liaison le plus rare. Par exemple, vous ne pouvez pas terminer l’assemblage des toits d’un lotissement tant que la charpente n’a pas commencé.
2.3. Délais
Sur certaines liaisons, des contraintes de durée peuvent être appliquées. Par exemple, si je peinds un mur, la première couche me prendra 1h. Néanmoins, pour attaquer la seconde couche, je vais devoir attendre que la première couche ait séché 6h. Ma tâche “première couche” ne durera donc pas 7h (car en réalité je serai libre pendant 6h), mais elle durera 1h, avec une liaison FD de 6h vers la tâche “seconde couche”. Sous Open Workbench, cela se nomme “écart” dans les propriétés des tâches.

3- Ajouter les durées et des contraintes sur certaines tâches et intégrer des tâches externes

3.1. Durées ou charge de travail
A présent, cela va dépendre selon que vous travaillez avec Microsoft Project ou Open Workbench.. En effet dans le cas de Microsoft Project, vous allez entrer directement les durées des tâches, il s’agira donc d’une entrée de votre part dans le logiciel. En revanche, dans le cas d’Open Workbench, vous allez entrer le “Reste-à-Faire” en même temps que les ressources. Il ne s’agit pas d’une durée, mais d’une charge de travail (par exemple, pour rédiger un rapport, il faudra 3h de travail). A partir de cette charge de travail et de la disponibilité des ressources, on obtiendra une durée finale. La durée est donc une sortie du logiciel (par exemple, la rédaction d’un rapport qui ne prendrait que 3h de travail combinée à une disponibilité de 30min par jour prendra 6 jours). Bref, charge de travail ou durée, entrez-la à ce moment-là.

3.2. Contraintes
Certaines tâches ont des contraintes de dates. C’est le moment de les rentrer. Par exemple, la déclaration d’impôt possède une contrainte de fin au plus tard le 31 mai. Cette tâche possède donc une contrainte de type “fin au plus tard” qui a pour valeur 31 Mai. Si cette contrainte n’est pas respectée, votre projet “impôts” risque d’avoir des problèmes. Il existe également d’autres contraintes :

• début au plus tôt
• début au plus tard
• doit commencer le
• doit finir le
• fin au plus tôt
• fin au plus tard

3.3. Tâches externes
Votre projet dépend également de tâches externes. Dans ce cas-là, vous pouvez soit choisir de les rentrer directement en tant que tâche standard, soit les rentrer uniquement sous forme de “jalon”, c’est-à-dire une tâche de durée zéro, un simple point à valider avant de pouvoir passer à la suite. C’est vous qui voyez. Pour ma part, étant donné que les projets que j’ai à gérer sont assez simples, je préfère les rentrer en tant que tâches normales avec des ressources extérieures. Si en revanche vous montez en complexité, le problème se posera si vous procédez de cette façon : en effet, pour calculer les coûts du projet, le logiciel prendra également en compte le coût de ces ressources externes que vous n’avez normalement pas à inclure sous cette forme dans votre projet.

4- Définir et attribuer les ressources

4.1. Dresser la liste des ressources

Ici, le problème est simple : vous devez purement et simplement dresser la liste des ressources. N’oubliez pas le matériel : les ressources n’impliquent pas seulement l’humain.

4.2. Définir les contraintes pour les ressources

Chaque ressource aura des contraintes de disponibilités ou de charge maximale qui lui seront propres. N’oubliez donc pas de définir leur nombre d’heures disponibles par jour, leurs jours de repos (et à l’inverse leurs jours de travail si elles sont disponibles pendant les week-ends) ainsi que la part de leur temps qu’elles pourront consacrer au maximum sur une tâche. Par exemple, on peut imaginer quelqu’un qui travaillera tous les jours, même le week-end, mais qui ne sera disponible que 2 heures par jour, et qui ne pourra passer que la moitié de son temps (50%) sur une tâche. Cet exemple combine les trois contraintes.

4.3. Affecter les ressources
Une fois que vous avez votre liste des ressources, vous pouvez les affecter à vos tâches. N’oubliez pas de préciser à ce moment-là le Reste-à-Faire si vous travaillez sous Open Workbench (le Reste-à-Faire dépend des ressources ET des tâches, ce n’est pas une simple charge de travail par tâche divisible entre les ressources).

5- Planifier et assurer le suivi du projet

5.1. Planifier
A présent, il ne vous reste plus qu’à planifier le projet. Cela va vous permettre ensuite de comparer le prévisionnel et le réel, pour voir où vous avez pêché, et ainsi vous améliorer de manière continue. Il y a des fonctionnalités prévues à cet effet, quel que soit le logiciel que vous utilisez (Project ou Workbench).

5.2. Assurer le suivi
Ici démarre la gestion de projet à proprement parler. Ce que nous avons fait jusqu’à présent relevait plutôt du management de projet, étant donné que vous avez participé à la définition des tâches et des objectifs. Le point principal est de faire vivre votre planning et de le réviser au jour le jour : de cette manière, vous comprendrez en direct ce qu’un changement au niveau d’une tâche implique quant à la date de fin du projet, et vous pourrez prendre les mesures de rattrapage nécessaires. J’insiste : le planning doit vivre au rythme du projet, sinon il ne sert plus à rien.